Sommaire
- Préambule
- Objet
- Portée
- Principes généraux & collecte des données
- Types de données collectées
- Origines des données
- Finalités et bases légales
- Destinataires des données – habilitation & traçabilité
- Durée de conservation
- Droit de confirmation et droit d’accès
- Mise à jour – actualisation et rectification
- Droit à l’effacement
- Droit à la limitation
- Droit à la portabilité
- Décision individuelle automatisée
- Droit post mortem
- Caractère facultatif ou obligatoire des réponses
- Droit d’usage
- Sous-traitance
- Sécurité
- Violation de données
- Registre des traitements
- Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL
- Évolution
- Pour plus d’informations
1. Préambule
Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.
Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.
Dans le cas de notre activité nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel.
Pour une bonne compréhension de la présente politique, il est précisé que :
le « responsable du traitement » est le Comité Professionnel du Pétrole (ci-après le « CPDP ») ;
le « sous-traitant » : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du CPDP ;
les « personnes concernées » : désigne les clients et/ou les contacts du ;
les « destinataires » : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent des données à caractère personnel de la part du CPDP. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des salariés du CPDP que des organismes extérieurs (partenaires, exposants, établissement bancaire, intervenants, etc.).
Le RGPD, en son article 12, impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.
2. Objet
La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information à laquelle le CPDP est tenue en application de l’article 12 du RGPD et de formaliser les droits et les obligations de ses clients et contacts au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.
3. Portée
La présente politique a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place de l’ensemble des traitements de données à caractère personnel relatives aux clients et aux contacts du CPDP.
Le CPDP met tout en œuvre pour que les données soient traitées dans le cadre d’une gouvernance interne précise. Ceci étant précisé, la présente politique ne porte que sur les traitements dont le CPDP est responsable du traitement et ne vise donc pas les traitements qui ne seraient pas créés ou exploités en dehors des règles de gouvernance fixées par le CPDP (traitement dit « sauvages » ou shadow IT).
Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par le CPDP ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par le CPDP.
Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre le CPDP et ses clients ou ses contacts.
4. Principes généraux et collecte de données
Aucun traitement n’est mis en œuvre au sein du CPDP concernant des données de clients et de contacts s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour ses services ou traitées en relation avec ses services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.
Les cas d’usage du CPDP sont les suivants :
Cette liste se veut aussi exhaustive que possible, tout nouveau cas d’usage, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des clients et contacts par une modification de la présente politique.
| Gestion des cotisations | Toute démarche mise en œuvre par le CPDP visant à la gestion des cotisations des adhérents (appel à cotisation, relance, etc.). |
|---|---|
| Gestions des réunions du conseil de direction et des assemblées | Toute démarche relative à l’organisation des réunions du conseil de direction et des assemblées (convocation, PV, etc.). |
| Gestion du site internet du CPDP | Toute démarche relative à la gestion et la bonne exécution du site internet du CPDP (création de compte utilisateur, publications, gestion des droits d’administration du site internet, gestion de l’historique de navigation, gestion des inscriptions en ligne etc.). |
| Gestion des commandes | Toute démarche relative à la gestion des commandes à destination des différents dépôts (prise de commande, gestion du transport, récupération des remontées des réalisations de chargement). |
| Gestion de la prospection commerciale | Toute démarche relative à de la prospection commerciale effectuée par le CPDP. |
| Gestion de la comptabilité et de la fiscalité | Toute démarche relative à la gestion de la comptabilité et de la fiscalité. |
| Gestion des contacts en ligne | Toute démarche relative à la gestion des demandes de contacts en ligne. |
| Cookies | Gestion des cookies utilisés pour la gestion du site internet. |
5. Types de données collectées
| Données non techniques (selon les cas d’usage) |
|
|---|---|
| Données techniques (selon les cas d’usage) |
|
6. Origines des données
Les données relatives à nos clients et contacts sont généralement collectées directement auprès d’eux (collecte directe).
La collecte peut aussi être indirecte via des entreprises spécialisées ou via les partenaires et fournisseurs du CPDP. Dans ce cas, le CPDP prend le plus grand soin à s’assurer de la qualité des données qui lui sont communiquées.
7. Finalités et bases légales
Selon les cas, le CPDP traite vos données pour les finalités suivantes :
- gestion de la relation clients (GRC) ;
- gestion de la relation contacts (GRP) ;
- gestion des comptes utilisateurs du site du CPDP ;
- organisation d’évènements ;
- gestion des réunions et assemblées ;
- gestion des signalements de comportements contraires aux présentes ;
- conservation des données relatives aux obligations légales de sécurité ;
- amélioration des services et enquête de satisfaction ;
- acquisition d’audience ;
- statistiques.
Ces finalités reposent tant sur la relation contractuelle existante entre le CPDP et ses clients et prospects qu’avec son intérêt légitime de disposer de données concernant ses utilisateurs et ses contacts.
8. Destinataires des données - Habilitation & Traçabilité
Le CPDP s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes habilités.
| Destinataires internes | Destinataires externes |
|---|---|
|
|
Les destinataires des données à caractère personnel des clients et contacts au sein du CPDP sont soumis à une obligation de confidentialité.
Le CPDP décide quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation.
Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, le CPDP n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.
9. Durée de conservation
La durée de conservation des données est définie par le CPDP au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :
| Traitement | Durée de conservation |
|---|---|
| Données relatives aux clients | Pendant la durée des relations contractuelles avec l’entreprise, augmentée de 3 ans à des fins d’animation et de prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription |
| Données relatives aux utilisateurs du site internet | Pendant la durée nécessaire à la réalisation des prestations assurées par l’entreprise et 1 an après la dernière intervention Cookies : 13 mois |
| Données relatives aux prospects | 3 ans à compter de leur collecte par l’entreprise ou du dernier contact émanant du prospect |
| Données techniques collectées durant la connexion au site internet | 1 an |
Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.
Il est rappelé aux clients et contacts que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que le CPDP n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.
10. Droit de confirmation et droit d'accès
Les clients et contacts disposent d’un droit de demander au CPDP la confirmation que des données le concernant sont ou non traitées.
Les clients et contacts disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :
- la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour ;
- être formulée par écrit à l’adresse suivante : CPDP 1 rue François Jacob 92500 Rueil-Malmaison ou à l’adresse e-mail rgpd@cpdp.org.
Les clients et contacts ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès du CPDP. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, le CPDP pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les clients et contacts.
Si les clients et contacts présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.
Les clients et contacts sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.
Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.
11. Mise à jour - Actualisation et rectification
Le CPDP satisfait aux demandes de mise à jour :
- automatiquement pour les modifications en ligne sur des champs qui techniquement ou légalement peuvent être mis à jour ;
- sur demande écrite émanant de la personne elle-même qui doit justifier de son identité.
12. Droit à l'effacement
Le droit à l’effacement des clients et contacts ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre une obligation légale.
En dehors de cette situation, les clients et contacts pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :
- les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
- lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
- la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le CPDP et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
- la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
- les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.
Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les clients et contacts sont informés qu’il s’agit d’un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier l’identité des clients et prospects afin d’éviter toute communication d’informations confidentielles les concernant à une autre personne.
13. Droit à la limitation
Les clients et contacts sont informés de ce que droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement opéré par le CPDP est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution de ses prestations.
14. Droit à la portabilité
Le CPDP fait droit à la portabilité des données dans le cas particulier des données communiqués par les clients et contacts eux même, sur des services en ligne proposés par le CPDP lui-même et pour les finalités reposant sur le seul consentement des personnes. Dans ce cas les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.
15. Décision individuelle automatisée
Le CPDP ne procède pas à des décisions individuelles automatisées.
16. Droit post mortem
Les clients et contacts sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse rgpd@cpdp.org ou par courrier postal à l’adresse suivante CPDP 1 rue François Jacob 92500 Rueil-Malmaison accompagné d’une copie d’un titre d’identité signé.
17. Caractère facultatif ou obligatoire des réponses
Les clients et contacts sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque.
Dans le cas où des réponses sont obligatoires, le CPDP explique aux clients et contacts les conséquences d’une absence de réponse.
18. Droit d'usage
Le CPDP se voit conférer par les clients et contacts un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.
Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse du CPDP, autrement appelées les données enrichies, demeurent la propriété exclusive du CPDP (analyse d’usage, statistiques, etc.).
19. Sous-traitance
Le CPDP informe ses clients et contacts qu’il pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.
Dans ce cas, le CPDP s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.
Le CPDP s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données que lui-même. De plus, le CPDP se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.
20. Sécurité
Il appartient au CPDP de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physiques ou logiques, qu’il estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.
Parmi ces mesures figurent principalement :
- gestion des habilitations pour l’accès aux données ;
- mesures de sauvegarde interne ;
- processus d’identification ;
- conduite d’audits de sécurité ;
- l’adoption d’une politique de sécurité des systèmes d’information ;
- l’adoption de plans de continuité / de reprise d’activité ;
- l’utilisation d’un protocole ou de solutions de sécurité.
21. Violation de données
En cas de violation de données à caractère personnel, le CPDP s’engage à en notifier à la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD.
Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les clients et contacts et que les données n’ont pas été protégées, le CPDP :
- en avisera les clients et contacts concernés ;
- communiquera aux clients et contacts concernés les informations et recommandations nécessaires.
22. Registre des traitements
Le CPDP, en tant que responsable du traitement, s’engage à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées.
Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par le CPDP, en tant que responsable du traitement.
Le CPDP s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.
23. Droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL
Les clients et contacts concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, si celui-ci estime que le traitement de données à caractère personnel le concernant n’est pas conforme à la réglementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :
CNIL – Service des plaintes
3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22
https://www.cnil.fr/fr/donnees-personnelles/plaintes-en-ligne
24. Évolution
La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL ou des usages.
Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des clients et contacts par tout moyen défini par le CPDP, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).
26. Pour plus d'informations
Pour toutes informations complémentaires, il est possible de contacter le service suivant :
CPDP 1 rue François Jacob 92500 Rueil-Malmaison ou d’écrire à l’adresse e-mail rgpd@cpdp.org
Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, il est possible de consulter le site de la CNIL à l’adresse suivante : www.cnil.fr.
Téléchargez la politique relative aux données à caractère personnel des clients et des contacts au format PDF : Politique-de-donnees-clients-contacts.pdf